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★因私護照 (原件)

需同時滿足以下5點:
1、行程結束后至少還有6個月有效期;
2、若換發過護照,提供舊護照原件;
3、至少有對開的2頁空白簽證頁,不包含備注頁;
4、不接受6個月內有日本拒簽記錄或滯留記錄、延期記錄的申請人;
5、護照須完整無缺、無任何破損、無污漬。

★照片1張 (原件)

1、近3個月內拍攝的(長4.5cm×寬3.5cm)白底彩照1張;
2、不接收側身過胸照;
3、請勿提供所持護照首頁以及原簽證頁上的照片。
注:如未按以上要求提供照片的簽證將被拒簽。

★戶口簿整本 (復印件)

1、整本復印件(空白頁無須復印);
2、集體戶口,可提供集體戶口戶主頁及本人信息頁復印件或直至出發時仍在有效期內的派出所開具的戶籍證明原件。

★長期居住地證明 (原件)

戶籍所在地為北京、河北、陜西、山西、甘肅、河南、湖北、湖南、天津、新疆、寧夏、西藏、青海、內蒙古地區的申請人無需提供;
非以上地區戶籍,還需要提供以上地區有效居住登記卡原件或居住證原件;如是申領電子《北京市居住證》或《北京市居住登記卡》,需提供居住證(居住登記卡)復印件和《北京市居住證(卡)確認單》原件。

★在職證明 (原件)

本人所在單位的中文在職證明:
1、使用公司抬頭信紙打印,抬頭紙需包括公司名稱、地址、電話和傳真;
2、人事或公司管理人員簽名,同行人不可以互相簽名;
3、蓋公司(公章)或(人力資源章)。
4、內容必須注明申請人姓名、性別、任職年限具體到月份、職位、薪酬、訪問目的、訪問時間、費用支付方,同意保留其職位;
5、在職證明上出行日期請確保與日方邀請材料中行程保持一致. 

★單位證明需蓋章 (復印件)

1、本人所在單位的《營業執照副本》或《組織機構代碼證》或《經營許可證》復印件,需在復印件上加蓋公司公章或人事章;
2、如營業執照副本公司注冊地址不在北京、河北、陜西、山西、甘肅、河南、湖北、湖南、天津、新疆、寧夏、西藏、青海、內蒙古地區的,需提供(二選一);
(1)在以上地區分公司的營業執照副本復印件,需在復印件上加蓋公司公章或人事章;
(2)在以上地區的公司房屋租賃合同復印件。

★簽證申請表 (原件)

1、A4紙單面打印;
2、內容需在電腦上用Adobe Reader閱讀器打開的PDF文件進行填寫,不可手填,無需粘貼照片;
3、本人在簽名欄處用黑色水筆中文簽名(與護照簽名一致)。
注:需用PDF 9.0以上版本填寫簽證申請表。

★日方邀請單位所需材料（非日本商工會會員提供） (復印件)

注:1、邀請單位應為法人、團體、國家或地方政府。但當大學教授以公務為目的的進行邀請時可以認定為邀請單位;
2、以下材料都請提交原件,有效期為3個月。
1、招聘理由書,當公司、團體等邀請時,請填寫公司、團體及職位名稱,不需要蓋章或簽名(申請人為2人以上時,請將其中代表的個人信息填寫在招聘理由書上,另外做成一份全體申請人的名單表。); 招聘理由書樣本 名單表樣本
2、停留日程表,即邀請方制作的滯在予定表;
注:內容需包含:到著日、歸國日、每日的具體預定行動、每日的酒店名稱及地址和電話,日方聯絡人的姓名、單位名稱、地址、電話(相同內容可寫同上);
3、身元保證書,不需要蓋章或簽名;
注:(1)以業務為目的,且邀請人為日本政府省廳或者是國家獨立行政法人的研究機關的科長或大學教授或副教授級別以上的人時,可以省略;
(2)申請人為兩人以上時,請將其中代表的個人信息填寫在身元保證書上,另外做成一份全體申請人的名單表,與申請材料一起提交。
4、關于邀請機關的材料:
(1)已登記注冊法人的單位,以下材料中的一項均可(國家或地方政府邀請時,無需提交。國家獨立行政法人研究機構邀請時,提交課長以上職位人員的在職證明):
a、法人登記謄本原件(發行后3個月以內有效);
b、日本上市企業,可提供會社四季報(最新版)的本企業部分復印件;
c、公司·團體的概要說明書;說明書樣本
d、簡介書或宣傳冊等可說明邀請機關情況的概要資料。
(2)沒有登記注冊法人的單位,以下材料中的一項均可:
a、公司·團隊的概要說明書;
b、簡介書或宣傳冊等可說明邀請機關情況的概要資料;
c、大學教授或者副教授邀請時,提交其在職證明書。

★日方邀請單位所需材料（日本商工會會員提供） (復印件)

注:1、日資企業商工俱樂部會員單位的職員,以及由會員單位在日法人邀請的中國公民(有業務往來等);
2、以下材料都請提交原件,有效期為3個月。
1、短期商用一次査証申請理由書,并加蓋公章(日資企業商工俱樂部等會員企業制作); 
2、日資企業商工俱樂部等會員名簿中,該公司記載事項頁的復印件;
(1)如名簿中未明確記載日本法人的聯系方式,還需要提交明確記載該日本法人聯系方式的公司網站主頁復印件;
3、停留日程表(日資企業商工俱樂部等會員企業制作);

★有效簽證注銷申請書 (原件)

如申請人持有有效的日本多次簽證或持有在有效期內且未使用的單次簽證,需先將該有效簽證注銷后才可辦理,請提供注銷申請書并本人簽字。